SAP licens- og brugeroptimering

Hvordan kan SAP-licenser optimeres ved at kortlægge brugernes adfærd?

Som SAP-kunde er det af mange årsager værdifuldt at have præcis viden om, hvordan virksomhedens medarbejdere benytter SAP’s ERP-system. En kortlægning af medarbejdernes SAP-brugeradfærd gør det muligt at optimere virksomhedens licensportefølje, så der kun betales for de licenser, der reelt er behov for.

En detaljeret kortlægning af virksomhedens SAP-brug kan blandt andet være med til at identificere overlappende funktionalitet i applikationslandskabet – eksempelvis som følge af overgang til cloud-produkter – som betyder, at kunden reelt betaler for den samme funktionalitet flere gange. 

En kortlægning af virksomhedens SAP-brug kan også være medvirkende til, at audit claims kan tilbagevises, og i en forhandling med SAP vil viden om brugeradfærd ofte styrke kundens forhandlingskraft betragteligt. 

Detaljeret viden om, hvordan SAP-systemerne anvendes, kan også være værdifuld viden i forbindelse med migrering til S/4 HANA, og når fremtidige udviklingsinvesteringer skal planlægges.

Hvornår er det relevant at kortlægge brugeradfærd i SAP?

I mange SAP-aftaler er kundens portefølje af brugerlicenser sammensat på baggrund af et skøn, der er baseret på organisationens medarbejdersammensætning og -funktioner. 

En gennemgang af, hvordan medarbejderne rent faktisk bruger systemet, kan imidlertid ofte afsløre, at kunden betaler for licenser, der reelt set ikke er behov for. Ved at kortlægge brugernes adfærd kan man således dokumentere en eventuel overlicensering eller på anden måde ugunstig licenssammensætning. 

Denne information kan være relevant i flere forskellige sammenhænge:  

• Kortlægningen kan bruges til at finde frem til den mest optimale brugerlicensering baseret på kundens reelle behov. SAP-kunder, der er overlicenserert på brugersiden, vil ofte kunne nedbringe deres samlede licensomkostninger, hvis de i forbindelse med en genforhandling af en SAP-aftale kan dokumentere, hvordan medarbejderne rent faktisk anvender systemerne. Dette er også relevant for kunder, der har en ”virksomhedsbruger”, da prisen her er baseret på en (typisk fejlagtig) antagelse om den underliggende systemanvendelse.

• Mange SAP-kunder har – uden nødvendigvis at vide det – overlappende funktioner i deres systemportefølje, som der således betales licensudgifter for flere gange. Det kan eksempelvis være kunder, der er overgået til en af SAP’s SaaS-løsninger, men stadig betaler for den samme funktionalitet i en on premise-aftale. Her kan en kortlægning af virksomhedens SAP-brug bruges til at identificere områder med overlappende funktionalitet. 

• Ved en migrering til S/4 HANA vil et detaljeret overblik over brugernes adfærd kunne give en mere præcis konvertering af brugerlicenser til S/4 HANA, så kunden undgår unødvendige prisstigninger og i nogle tilfælde endda vil kunne reducere licensomkostningerne ved overgangen til det nye system. 

• Kortlægningen af kundens SAP-brug kan bruges til at planlægge fremtidige udviklingsprojekter ud fra eller til at få en indikation af, hvor stor en del af virksomheden, der vil blive påvirket, hvis man f.eks. overvejer at foretage ændringer i visse dele af systemet eller overvejer at skifte til en anden softwareleverandør på udvalgte forretningsområder.

• Kortlægningen af brugeradfærd giver et generelt overblik over kundens compliance-status. Hvis kortlægningen viser, at kunden har været overlicenseret, kan et eventuel audit claim fra SAP tilbagevises eller størrelsen på kravet kan reduceres. 

Sådan kan vi hjælpe

En kortlægning af brugeradfærd i et SAP-system er en øvelse, der indebærer analyse af store mængder data. Hos Zangenberg Analytics benytter vi et egenudviklet værktøj til at analysere kundens SAP-transaktionsdata og matche transaktionskoder mod gældende licensvilkår fra SAP. Ved hjælp af værktøjet får vi et mere detaljeret overblik end det, der typisk kan skabes ud fra normale Software Asset Management-værktøjer. På den måde kan vi foretage en præcis kortlægning af, hvilke og hvor mange licenser der er behov for på baggrund af medarbejdernes reelle brug af systemet. 

Resultat af forløb

• Et detaljeret overblik over kundens anvendelse af SAP
• Et detaljeret overblik over kundens reelle licensbehov 
• Et detaljeret overblik over, hvordan kundens nuværende licensportefølje matcher kundens brugeradfærd