Processen

16. september 2016

Benchmarking processen
Zangenberg Analytics kan udføre et benchmark på 3 uger når de relevante data er blevet indsamlet. Vores proces kræver et minimum af indsats fra kundens side og leverandøren er designet til at sikre et benchmark baseret på et verificeret fundament:

Dataindsamling- og validering
Vores erfarne Research Assistants vil samle relevant information fra kildedokumenterne og rådføre sig med medarbejdere, både hos kunden og leverandøren, for at udrede eventuelle spørgsmål, der måtte opstå.

De følgende dokumenter anvendes til benchmarking:

  • Kontrakter og ændringer af kontrakten. Disse dokumenter beskriver ydelserne, hvor hensigten var, at de omtalte ydelser skulle leveres, hvilket er basis for benchmarking.
  • Vi har brug for en faktisk fakturering for at sikre et 360 graders billede af aftalen over tid. I mange sager finder vi uoverensstemmelser mellem den aftalte mængde og mængden, der blev faktureret pga. De mange ændringer i aftalen.
  • CMDB – The vendors Configuration Management Database er et vigtigt værktøj til at få indsigt i selve opsætningen på tidspunktet for benchmarkingen. Baseret på de indsamlede dokumenter kan vi fylde aftalens dataark ud. Du kan finde det omtalte dataark und “Tools”. Dataarket bliver sendt til kunden (og potentielt leverandøren) for validering.

Benchmarking
Benchmarkingen bliver udført på grundlag af dataarket og en foreløbig rapport bliver oprettet. Erfarne konsulenter fra Zangenberg Analytics analyserer resultaterne og vil fremhæve områder af interesse:

  • Resultater, der kunne pege på forkert input.
  • Områder, hvor der kunne mangle data.
  • Resultater, der afviger væsentligt fra markedsprisen.
  • Uklare eller manglende områder i den aktuelle kontrakt.

Zangenberg Analytics udarbejder en omfattende foreløbig rapport i det format, der kan ses under “outputtet”.

Vi vil også udvikle et sæt anbefalinger til tiltag, der kan tages på baggrund at benchmarkingen:

  • Foranstaltninger til at reducere prisen for at matche benchmarkingen (f.eks. genforhandling).
  • Optimering af opsætningen af infrastrukturen (standardisering, virtualisering, udnyttelse af Hybrid Cloud leveringsmuligheder osv.).
  • Optimering af kontraktvilkår for at reducere prisen.

Diskutere foreløbige resultater
Resultaterne, områder af interesse og anbefalinger bliver alle præsenteret for kunden. I nogle tilfælde bliver de også præsenteret til leverandøren. Det primære mål er at identificere eventuelle udeladelser, eller fejl, i data, for at sikre en korrekt og ”fair” benchmark. I nogle tilfælde kan supplerende dataindsamling være nødvendig.

Resultatet er et opdateret dataark.

Den endelige rapport
Baseret på det opdaterede dataark vil Zangenberg Analytics producere den endelige benchmark rapport. I de tilfælde, hvor en genforhandling er relevant, kan Zangenberg Analytics udvikle et forslag til en forhandlingsstrategi, der vil bygge på erfaring fra lignende sager og en forståelse for de områder i kontrakten, der kunne optimeres – i nogle tilfælde til gavn for både kunde og leverandør.